Een logistiek bedrijf in de Antwerpse regio verwerkte dagelijks tientallen orders met de hand, via e-mail en Excel. Elke order vroeg ongeveer 15 minuten: invoeren, controleren, doorgeven aan het magazijn en de klant informeren.

Het probleem

Het orderproces liep over meerdere systemen die niet met elkaar praatten. Invoerfouten leidden tot late leveringen en klachten, en het team verloor drie uur per dag aan repetitieve administratie die niets toevoegde.

Analyse

We brachten het bestaande proces van begin tot eind in kaart, van de order die in de inbox landt tot de bevestiging die terugvertrekt. Acht manuele stappen bleken volledig automatiseerbaar zonder ook maar één tool te veranderen die het team al gebruikte.

De oplossing

We bouwden een workflow die binnenkomende orders oppikt, valideert en verwerkt. Orders worden ingelezen, gekoppeld aan de voorraad, doorgestuurd naar het magazijn en bevestigd aan de klant zonder dat iemand tussenkomt. Alles wat buiten de regels valt, wordt gemarkeerd voor menselijke controle.

Het resultaat

De orderverwerking ging van 15 minuten naar minder dan een minuut. Het team bespaart meer dan drie uur per dag, invoerfouten zijn zo goed als verdwenen en klanten krijgen hun bevestiging veel sneller. De bouw betaalde zichzelf terug in de eerste maand.