Une entreprise logistique dans la région d'Anvers traitait des dizaines de commandes quotidiennement, manuellement, par e-mail et Excel. Chaque commande nécessitait en moyenne 15 minutes de traitement manuel : saisie, vérification, transmission à l'entrepôt et notification au client.

Problème

Le processus de commande fonctionnait sur plusieurs systèmes qui ne communiquaient pas entre eux. Les erreurs de saisie manuelle entraînaient des retards de livraison et des plaintes. L'équipe perdait 3 heures par jour dans une administration répétitive qui n'apportait aucune valeur ajoutée.

Analyse

Après une analyse approfondie du processus de commande existant, nous avons cartographié chaque étape : de la réception d'une commande par e-mail à sa confirmation au client. Nous avons identifié 8 étapes manuelles qui pouvaient être entièrement automatisées sans modifier aucun des outils existants.

Solution

Nous avons construit un workflow automatisé qui détecte, valide et traite les commandes entrantes. Les commandes sont automatiquement lues, correspondues avec le stock, transmises à l'entrepôt et confirmées au client. Sans intervention manuelle. Les exceptions sont signalées pour révision humaine.

Résultat

Le traitement des commandes est passé de 15 minutes à moins d'1 minute par commande. L'équipe économise plus de 3 heures par jour, les erreurs ont été pratiquement éliminées et les clients reçoivent leur confirmation plus rapidement. Le ROI a été atteint dès le premier mois.